免費企業資訊系統分享暨設計內容說明

請在文中找到下載點, 別再來函索取. 歡迎來寫使用感言.

自從把庫存管理系統免費分享給有需要的人以後, 陸續收到了索取的留言, 也即時一一的把系統給分享了出去. 這其中最大的快樂就是索取者回覆系統對他們產生了幫助. 當然還是有一些不合用的問題存在, 原因也許來自系統本身, 也許來自電腦配備不同.

看著自己的作品對人有了幫助, 心中除了高興, 也開始思考如何強化功能. 大多數的使用者是含蓄的, 也許是免費的關係, 系統不合用最找其他的就好, 免費提供, 沒有義務解決問題的想法, 並沒有任何的回覆. 功能的增加, 多數得靠自己過去的經驗. 當然也有使用者會詢問一些問題, 這些問題也提供了一些方向.

這次的改版, 以原本的庫存系統為基礎, 再加上時間與金錢的管理來強化系統功能. 報表方面, 因為使用者需求的排版不同, 還是以提供資料供使用者自行發揮的方式來做.

若對自行開發系統有興趣的人, 也可以依序參考本站接下來的文章, 實際動手提昇自己的工作效率.

以下來說明系統整體功能, 合用者, 請自行下載.

系統整體以減少重覆輸入, 降低輸入錯誤, 提昇作業效率的方式思考與設計.

在日常作業中, 使用者只需建好貨品的基本資料一次, 接下來的進出貨, 只要用滑鼠選取要作業的貨品, 不必再輸入貨品的品號品名, 減少錯誤, 提昇效率.
系統也設計了批次選取的功能, 可以設定常用的選取組合, 按個鈕, 系統自動一次選取.

為了讓有大量貨品的使用者能快速找到對象貨品, 增加了欄位篩選的設定及輸入尋找的功能. 雖然是EXCEL的基本功能, 但對EXCEL不熟使用者, 也有效率提昇的幫助.

另外在日期與單號上, 也盡力朝向自動化, 因使用者的差異, 效果可能不佳, 但提醒了使用者可以用公式自動化. 例如單號可與日期, 時間相關.

使用者選取了作業貨品後, 就進入進貨/銷售/異動的作業, 或是加工作業的建立材料用量表.

在進貨/銷售/異動作業中, 使用者只需輸入數量, 廠商/客戶/異動原由也是建立一次, 然後選取輸入. 這些資料, 區分到期與未到期, 當執行進貨/銷售/異動作業時, 系統會檢查日期. 未到期的進銷異資料, 因此提供了一個未來庫存變化的掌握的可能.

系統新增了一個批號管理的功能, 這對貨品的有效期限管理提供了必要的資訊.
新批號, 來自於購入與加工, 一般得自行輸入. 但考量有同批號狀況, 因此在進貨/銷售/異動作業, 配合批號統計, 都有自動查詢, 選取輸入的設計, 提昇作業效率.

系統也把庫存功能擴大到應收付帳. 畢竟, 買-->付款, 售-->收款是很自然的事, 是必要的.

收付款的日期, 模式很多, 系統請使用者利用公式, 讓應收付日期以進銷貨日為基準儘量自動化. 這個部份, 可以依廠商/客戶/原由不同而分別設定.

但使用者可能無法有效設定公式, 如果有一個明確的規則, 可以來函要求協助.

完成進貨/銷售/異動作業, 進入付款/收款/結款作業, 這原本只是記錄進貨/銷售/異動的資料, 現擴大為付款/收款/結款作業.

為了讓使用者找到對象資料, 系統把EXCEL篩選功能叫了出來. 

如果設定好應收付日期的公式, 應收付日在作業中就會自動計算出來, 使用者只需把實際收付款金額, 日期, 單號輸入即可.

系統也考量到呆帳問題, 設有結案欄位. 一般收付款等於應收付時, 系統會自動結案, 出現呆帳, 使用者可以手動強制結案, 結束該筆相關作業.

系統有加工功能, 含組合與拆賣. 並能計算成本.

加工, 可能有附產品, 不計算成本, 可能有副產品, 要計算成本. 系統都已考量, 都能統計出成本, 只要使用者正確設定與執行加工作業.

加工, 資料會經由異動作業中進行確認相關資訊, 包含材料使用的批號, 

為了掌握批號的數量, 系統有即時統計功能, 作為各項出庫作業, 銷售, 加工, 異動的依循.
有了批號管理, 盤點作業也必須以批號為基礎, 並以產生異動方式來一致化作業流程.

庫存, 除了數量, 庫存價值也是使用者關心的重要資訊.
庫存成本來自兩個項目, 購入品, 加工品. 系統採用與期初庫存合計的加權平均法, 逐月計算.
先算出購入品的庫存成本, 再以此為基礎, 合計計算加工品的材料成本與加工費, 得到加工品的庫存成本.
計算出的庫存單價, 提供到進耗存月結中, 結算庫存金額.
加工品單價可以選擇結轉到基本資料中作為銷售價格參考.

庫存進耗存包含查詢與月結功能. 應按月執行月結, 以掌握經營狀況.
資料中, 結餘是進銷必要現金進出的結果, 庫存額是庫存成本價值.

月末庫存, 記錄月結結果.

對於庫存變化, 如果能掌握未來的狀況, 對日常工作可以提供決策, 接單的依據.
系統也針對安全量作了檢查與標示.

系統提供簡易的統計資料查詢, 供使用者進一步活用為自身需求的資訊.

整體的營運, 可以由月庫存分析中結餘與庫存額變化來掌握.

系統也有對於應收付帳的現金週轉, 提供資訊. 尚未實垷的進貨, 銷售資料也納入預計統計, 使用者可以提昇掌握度.

對於應收付帳, 也提供了供使用者自行活用的簡單統計資料.

所有的系統功能/架構, 匯整在首頁中, 加上啟用程序說明, 完成系統設計與實作.

考量系統長久使用的效率, 設計了舊資料封存, 同樣置於首頁的使用程序中. 

經過網友的使用評比回饋, 確認了這個系統的價值 : 

您好:

看了許多類似EXCEL做的企業管理系統,您的這一套系統是很多中小企業&創業者的福音,系統相對其它業者的功能很齊全:

1.簡單易上手.
2.功能分類清楚.
3.操作邏輯簡潔.

感謝您的分享.

有需求者, 合用者, 請自行下載. <= 按它.

下載次數 (2015-10-25 起)